دسته: کامپیوتر و IT استفاده مناسب از فناوریهای نوین و به خصوص امكانات فراهم آمده در زمینه فناوری اطلاعات میتواند هر سازمانی را دچار تحول سازد استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مكاتبات كاغذی در حد ممكن نیز از جمله مواردی است كه نه تنها میتواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلكه به میزان قابل توجهی بهرهوری كاركنان و مدیران را نیز افزایش دهد
قیمت فایل فقط 7,900 تومان
طرح اتوماسیون اداری
فهرست مندرجات
1- مقدمه...................................................................................................................................... 1
2- تعریف پروژه........................................................................................................................ 2
3- اهداف پروژه......................................................................................................................... 2
4- مراحل انجام كار.................................................................................................................... 2
1-4- انتخاب نرمافزار........................................................................................................... 3
2-4- تشكیل كمیته راهبری................................................................................................... 3
3-4- شناخت و برنامهریزی................................................................................................. 4
4-4- برنامه زمان‌بندی سیستم اتوماسیون اداری............................................................... 6
5-4- آموزش........................................................................................................................ 7
6-4- نصب و راهاندازی....................................................................................................... 7
7-4-پشتیبانی........................................................................................................................ 8
5- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت).................................................................................... 9
پیوست 1- گزارش ارزیابی نرمافزارها
پیوست3- راهنمای كاربران - دبیر
پیوست4- راهنمای كاربران - مدیر
1- مقدمه
استفاده مناسب از فناوریهای نوین و به خصوص امكانات فراهم آمده در زمینه فناوری اطلاعات میتواند هر سازمانی را دچار تحول سازد.
استقرار سیستم اتوماسیون اداری و حذف مكاتبات كاغذی در حد ممكن نیز از جمله مواردی است كه نه تنها میتواند باعث ارتقاء به سطح فرهنگ سازمانی گردد، بلكه به میزان قابل توجهی بهرهوری كاركنان و مدیران را نیز افزایش دهد. خوشبختانه نصب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری در وزارت صنایع و معادن با سرعت مناسبی در جریان میباشد و علاوه بر دبیرخانههای مركزی، دبیرخانه فرعی در كلیه معاونت‌ها تشكیل گردیده است و در سایربخش‌ها معاونت دیگر نیز در دست اقدام میباشد. حدود 176 نفر از كاركنان مرتبط با سیستم اتوماسیون در سطوح مختلف آموزش دیدهاند و غالباً در حال بكارگیری سیستم میباشند. حدود 110 دستگاه PC جدید توزیع گردیده و روی 38 دستگاه موجود نیز سیستم اتوماسیون اداری نصب گردیده و در حال بهرهبرداری میباشد. با توجه به پشتیبانی مدیران محترم وزارتخانه از سیستم اتوماسیون اداری میتوان امیدوار بود كه در آینده نزدیك گردشنامهها در وزارتخانه در حد بالایی با استفاده از سیستم مكانیزه اتوماسیون اداری انجام پذیرد.
2- تعریف پروژه
انتخاب، تأمین و راهاندازی سیستم رایانهای دبیرخانه، بایگانی و پیگیری در سطح ستاد وزارت صنایع و معادن
3- اهداف پروژه
پروژه اهدافی تحت عناوین زیر را دنبال مینماید :
راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری دارای نتایجی تحت عناوین زیر میباشد.
4- مراحل انجام كار
برای انجام پروژه مراحلی تحت عناوین زیر مطرح گردیده است :
1-4- انتخاب نرمافزار
2-4- تشكیل كمیته راهبری
3-4- شناخت و برنامهریزی
4-4- برنامه زمان‌بندی سیستم اتوماسیون اداری
5-4- آموزش
6-4- نصب و راهاندازی
7-4- پشتیبانی
در ادامه توضیح مختصری از مراحل انجام كار ارائه میشود.
1-4- انتخاب نرمافزار
برای تدارك نرمافزار مناسب اتوماسیون اداری فعالیتهای زیر انجام شده است :
این مرحله از پروژه به صورت كامل انجام گردیده و نرمافزار مورد نظر انتخاب شده و با شركت مربوطه قرارداد منعقد شده است.
2-4- تشكیل كمیته راهبری
اعضای كمیته راهبری در اردیبهشت ماه 81 مشخص گردیدند و به اعضاء ابلاغ شد، اولین جلسه كمیته راهبری در تاریخ 8/3/81 با شركت اعضاء برگزار گردید و در مجموع پنج جلسه كمیته برگزار گردیده است. كمیته راهبری از افراد زیر تشكیل گردیده است :
مواردی كه در كمیته راهبری مورد بررسی و بحث قرار گرفته است تحت عناوین زیر میباشد :
3-4- شناخت و برنامهریزی
برای انتخاب نرمافزار مناسب و شناسایی محیط از نقطه نظر سختافزار، نرمافزارهای دبیرخانه موجود، محلهای استقرار سیستم و نیازهای مرحله نصب و راهاندازی فعالیتهایی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :
همان طور كه مشاهده میشود برای انجام كار مطالعه و شناخت سازمانی در سطوح مختلفی انجام گردیده است. در اولین سطح، شناسایی اجمالی وزارتخانه از نقطه نظر امكانات موجود اتوماسیون اداری و تعیین نیازهای وزارت صنایع و معادن در زمینه اتوماسیون اداری، امكانسنجی پیادهسازی سیستم مورد نظر بوده است. در مرحله بعدی وزارتخانه از نظر سختافزارهای موجود، ساختار سازمانی، شیوههای استقرار سیستم، موانع و مشكلات پیشروی پروژه مورد بررسی قرار گرفته و نیازهای مورد نظر اعلام گردیده است. در مرحله نصب و راهاندازی سیستم هر یك از معاونت‌ها كه برای نصب و راهاندازی سیستم در نظر گرفته شده است از نقطه نظر گردشكار، شیوههای ثبت نامهها، تعداد پرسنل مرتبط با كار دبیرخانه، حجم نامههای وارده و صادره بررسی شده و نیازهای سختافزاری، نرمافزاری، آموزش مورد نیاز مشخص گردیده است. مرحله شناخت در حال حاضر به صورت كامل انجام پذیرفته و نیازهای مرحله مدون گردیده است.
در زمینه برنامهریزی مراحلی تحت عناوین زیر انجام گردیده است :
فعالیتهای شناسایی شده برای انجام پروژه به شرح زیر میباشد :
براساس فعالیتهای شناسایی شده برنامه زمان‌بندی تنظیم و برای انجام كار برنامه آموزش و برنامه نصب و راهاندازی تهیه گردیده است.
4- آموزش
برای آموزش كاركنان، ارائه آموزش در چهار سطح زیر در نظر گرفته شده است :
تعداد ساعات آموزش برای اعضای دبیرخانه 6 ساعت و برای سایر افراد 4 ساعت در نظر گرفته شده است. آموزش معاونین و مدیران كل به صورت حضوری و سایر افراد در كلاس انجام میپذیرد. علاوه بر آموزش سیستم، راهنمای استفاده كنندگان سیستم و گردشكار مكاتبات اداری با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تهیه شده است. آموزشهای انجام شده به صورت زیر میباشد :
| دبیرخانه مركزی 1 و 2 | 14 |
| دبیرخانه معاونت اداری و مالی | 6 |
| دبیرخانه معاونت برنامهریزی | 8 |
| مسئولین دفاتر در معاونت اداری و مالی | 8 |
| رؤسای ادارات در معاونت اداری و مالی | 12 |
| دبیرخانه معاونت اقتصادی | 6 |
| دبیرخانه معاونت تولید – مجلس – معادن | 14 |
| مسئولین دفاتر و رؤسای ادارات در معاونت تولید | 25 |
| مسئولین دفاتر و رؤسای ادارات در معاونت اقتصادی | 16 |
| معاونین و مدیران كل | 2 |
| جمع | 111 نفر |
6-4- نصب و راهاندازی
سیستم اتوماسیون اداری به عنوان اولین گام در دبیرخانه مركزی ساختمان شماره یك و دو نصب گردیده است و در حال حاضر دبیرخانههای مركزی نامهها را از طریق سیستم جدید شماره و ثبت مینمایند. علاوه بر این نامهها Scan شده و تصویر نامهها در سیستم موجود میباشد و معاونت‌ها با توجه سطح دسترسی میتوانند نامههای مورد نظر را ملاحظه نمایند. از آنجائیكه نصب سیستم در معاونت‌ها تا سطح مدیران كل انجام گردیده است، گردش نامهها به صورت دستی و ثبت آنها به صورت مكانیزه انجام میپذیرد. پس از نصب سیستم برای رؤسای ادارات و كارشناسان امكان گردش نامهها به صورت مكانیزه فراهم میگردد. درحال حاضر در معاونتهای اداری و مالی، اقتصادی و امور بینالملل و معاونت برنامهریزی، توسعه و فناوری دبیرخانه فرعی معاونت شكل گرفته است و ورود و خروج نامه به / از معاونت در سیستم ثبت میگردد. معاونت تولید، مجلس و امور معادن در دست اقدام بوده و به زودی دبیرخانه این معاونت‌ها نیز به صورت متمركز تشكیل میگردد. در مرحله بعدی نصب سیستم برای رؤسای ادارات انجام پذیرفته و نامه میتواند به صورت مكانیزه در سیستم گردش نماید. بدیهی است كه برای گردش كامل نامه به صورت مكانیزه كارشناسان نیز بایستی دارای سیستم شوند. نصب و راهاندازی سیستم در اولین مرحله تا سطح مدیران كل انجام شده و سپس به رؤسای ادارات تسری مییابد.
در معاونتهایی كه سیستم راهاندازی شده است، نامهها تا سطح معاونین و مدیران كل قابل دسترسی میباشد
.
7-4- پشتیبانی
در زمینه پشتیبانی از سیستم فعالیتهای زیر در جریان میباشد :
پشتیبانی از اولین نصب سیستم در وزارتخانه شروع شده است و به مدت یك سال نیز تداوم خواهد داشت.
5- اقدامات انجام شده (درصد پیشرفت)
| انتخاب نرمافزار | 100% |
| عقد قرارداد با شركت مورد نظر | 100% |
| تشكیل كمیته راهبری | 100% |
| شناخت و برنامهریزی | 100% |
| آموزش | 80% |
| نصب و راهاندازی سیستم | 70% |
| پشتیبانی | 30% |
لازم به ذكر است كه با توجه به رفع موانع و كاهش تنگناها در زمینه سختافزار و تدارك نیازها درصدهای باقیمانده از آموزش و نصب و راهاندازی با سرعت بیشتری نسبت به اوایل پروژه انجام پذیرد. به عنوان مثال میتوان به شكلگیری دبیرخانه فرعی در سه معاونت باقیمانده اشاره نمود كه انتظار میرود طی دو هفته آتی انجام پذیرد. در ادامه برنامه زمان‌بندی نصب و راهاندازی سیستم اتوماسیون اداری ارائه شده است
جهت دریافت فایل طرح اتوماسیون اداری لطفا آن را خریداری نمایید
قیمت فایل فقط 7,900 تومان
برچسب ها : طرح اتوماسیون اداری , دانلود طرح اتوماسیون اداری , اتوماسیون اداری , کامپیوتر , نرم افزار , سخت افزار , برنامه نویسی , اینترنت , برنامه نویسی , , پروژه دانشجویی , دانلود پژوهش , دانلود تحقیق , پایان نامه , دانلود پروژه